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Whistleblowing

Chiunque voglia segnalare in forma anonima possibili violazioni di reati presupposto ex legge 231/01 potrà inviare tramite posta ordinaria una busta contenente la denuncia e avente come destinatario lo ODV Vitrociset (Organismo di Vigilanza) senza l’indicazione del mittente. Suddetta busta deve essere inserita in un’ulteriore busta da indirizzare a Vitrociset SPA Q&I Via Tiburtina 1020 – 00156 – Roma.

Si ricorda che le denunce, per essere prese in considerazione, devono riguardare “segnalazioni circostanziate di condotte illecite,  fondate su elementi di fatto precisi e concordanti”. Bisogna, in sostanza, indicare fatti specifici corredandoli il più possibile con dettagli ulteriori quali  luoghi, nominativi ed  eventi. Il mittente non deve segnalare sue generalità necessarie per la sua identificazione.

Tutte le Segnalazioni sono oggetto di analisi preliminare svolta dall’Internal Audit al fine di verificare la presenza di dati ed informazioni utili a consentire una prima valutazione della fondatezza della Segnalazione stessa. Nello svolgimento della suddetta analisi l’I.A.  si avvarrà -per specifici aspetti trattati nelle Segnalazioni e qualora ritenuto necessario - principalmente del supporto delle Funzioni H. R.O e Ufficio Legale, per quanto di loro competenza e dell’ODV. Qualora a conclusione della fase di analisi preliminare emerga l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella Segnalazione, quest’ultima è archiviata dall’Internal Audit, di concerto con l’ODV con le relative motivazioni. Se a conclusione della fase di analisi preliminare emerga, invece, che la Segnalazione non rientra tra la tipologie di competenza come sopra definite, l’I.A.  provvederà all’inoltro verso le competenti Funzioni.

Con riferimento a ciascuna Segnalazione, laddove, a seguito delle analisi preliminari, emergano o siano comunque desumibili elementi utili e sufficienti per una valutazione della fondatezza della Segnalazione medesima, fatto salvo il diritto alla difesa del segnalato, il Responsabile dell’Internal  Audit provvederà a:

a) avviare analisi specifiche, avvalendosi delle strutture competenti della Direzione (eventualmente anche tramite attività di audit), nonché coinvolgendo le funzioni aziendali interessate dalla Segnalazione;

b) concludere l’istruttoria in qualunque momento, se, nel corso dell’istruttoria medesima, sia accertata l’infondatezza della Segnalazione, fatto salvo quanto previsto sub e); 

c) avvalersi, se necessario, di esperti o periti esterni a Vitrociset ;

d) concordare con il Management, responsabile della Funzione interessata dalla Segnalazione, l’eventuale “action plan” necessario per la rimozione delle debolezze di controllo rilevate, secondo gli standard operativi della Q&I, garantendo, altresì, il monitoraggio dell’attuazione;

e) concordare con il Collegio Sindacale/ODV le azioni successive di pertinenza;

f) concordare con l’Ufficio legale (e/o con altre Funzioni interessate) eventuali iniziative da intraprendere a tutela degli interessi di Vitrociset spa (ad es. azioni giudiziarie, sospensione/cancellazione di fornitori dall’Albo fornitori);

g) richiedere l’avvio, d’intesa con la funzione  legale e H.R.O di un procedimento legale/disciplinare nei confronti del segnalante, nel caso di Segnalazioni in relazione alle quali siano accertate la malafede del segnalante e/o l’intento meramente diffamatorio, eventualmente confermati anche dalla infondatezza della stessa Segnalazione;

h) sottoporre alla valutazione della Funzione H.R.O.  gli esiti degli approfondimenti della Segnalazione, qualora si riferisca a dipendenti e risulti fondata, affinché vengano intrapresi i più opportuni provvedimenti verso i dipendenti segnalati.  Provvedimenti che verranno resi noti all’Internal Audit.

 

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